Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla każdego rolnika! Rząd komplikuje podatki do potęgi "N". I co to w praktyce oznacza?

Co to oznacza dla wszystkich?

• Wszystkie faktury będą wystawiane w formie elektronicznej, ustrukturyzowanej (XML).

• Odbiór faktur przez KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich firm od lutego 2026 r., niezależnie od wielkości.

• Nie będzie już konieczności akceptacji faktury przez odbiorcę – faktura w KSeF uznawana jest za doręczoną

• Rolnikiem ryczałtowym (zwolnionym z VAT, zryczałtowany zwrot podatku przy sprzedaży produktów do skupu),
• Rolnikiem czynnym VAT (rozliczającym VAT tak jak firmy).

Natomiast:

✅ Rolnicy czynni VAT – będą musieli od wskazanego terminu (np. od 2026 r.) wystawiać faktury tylko w KSeF.

⚠️ Rolnicy ryczałtowi – na razie nie są objęci obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF, ale jeżeli wystawią fakturę (bo np. klient o to poprosi), wówczas też będą musieli to zrobić przez system.

Ministerstwo Finansów planuje etapowe wdrażanie, więc możliwe, że w perspektywie kilku lat także rolnicy ryczałtowi zostaną włączeni w pełni.

Podsumowując: nie, rolnik nie musi być VAT-owcem tylko dlatego, że wchodzi KSeF. Ale jeżeli jest VAT-owcem, to będzie musiał fakturować elektronicznie.

KSeF – najczęstsze pytania rolników

Czy muszę być VAT-owcem, żeby korzystać z KSeF?

❌ Nie. Status rolnika się nie zmienia – nadal można być ryczałtowym albo czynnym VAT. Ale jeśli wystawiasz faktury (a czynni VAT muszą), to faktury będą już tylko w KSeF.

Czy rolnik ryczałtowy też będzie musiał wystawiać faktury w KSeF?

Rolnik ryczałtowy zasadniczo nie wystawia faktur, ale jeśli kontrahent (np. firma skupująca zboże) o taką fakturę poprosi – trzeba ją wystawić właśnie w KSeF.

A co, jeśli nie mam internetu w gospodarstwie?

Ministerstwo Finansów zapowiada specjalne aplikacje mobilne i możliwość korzystania przez biura rachunkowe. Ale w praktyce – bez internetu nie da się obsługiwać KSeF. To oznacza, że wielu rolników będzie musiało korzystać z usług księgowych.

Czy za brak faktury w KSeF będą kary?

⚠️ Tak. Przepisy przewidują sankcje finansowe za niewystawienie faktury przez system lub wystawienie jej poza KSeF. Kara może sięgać nawet 100% wartości podatku wykazanego na fakturze.

Jakie są plusy dla rolników?

✅ szybszy zwrot VAT (do 40 dni zamiast 60),

✅ łatwiejsze archiwizowanie faktur – nie trzeba trzymać papierów,

✅ większe bezpieczeństwo – faktura w systemie nie „zginie”.

Jak się przygotować?

1. Sprawdź, czy masz dostęp do internetu w gospodarstwie.
2. Zdecyduj, czy będziesz korzystać sam z aplikacji Ministerstwa, czy powierzysz to księgowej.
3. Załóż konto w e-Urzędzie Skarbowym (profil zaufany, e-dowód) – to będzie potrzebne do logowania do KSeF.

 Jeżeli jestem ryczałtowcem i wystawiam faktury to czy będzie mógł domagać się zwrotu VAT z zakupów? Np energii elektr, gazu śor, nawozów paliwa….

To jest kluczowa sprawa – bo wielu rolników myśli, że jak pojawi się KSeF i wystawianie faktur, to automatycznie będą mogli odliczać VAT jak przedsiębiorcy. Niestety, tak nie jest.

 Wyjaśnijmy krok po kroku:

 1. Rolnik ryczałtowy (zwolniony z VAT)

• Nadal nie ma prawa do odliczania VAT od zakupów (energii, gazu, nawozów, paliwa itp.).
• Wystawienie faktury w KSeF (na żądanie nabywcy) nie zmienia statusu podatkowego.
• Rolnik ryczałtowy otrzymuje od nabywcy tzw. zryczałtowany zwrot VAT (7%) i to jest jedyna forma rekompensaty.

 2. Rolnik czynny VAT

• Może odliczać VAT z faktur zakupowych (energia, nawozy, paliwo, środki ochrony roślin, maszyny).
• W KSeF każdy czynny VAT-owiec musi wystawiać faktury elektroniczne i może liczyć na szybszy zwrot podatku (do 40 dni).

 3. Co daje KSeF ryczałtowcowi?

• Tylko obowiązek techniczny, jeśli kontrahent poprosi o fakturę.
• Zero nowych uprawnień podatkowych.
• Nadal brak prawa do odliczania VAT od zakupów.

Podsumowanie: rolnik ryczałtowy, nawet wystawiając faktury w KSeF, nie zyska prawa do odliczania VAT.

Jeśli ktoś chce odliczać VAT od zakupów (np. nawozy, paliwo, energia), to musi zrezygnować ze statusu ryczałtowca i zarejestrować się jako podatnik VAT czynny

Rolnik ryczałtowy vs. rolnik czynny VAT w KSeF

Dzięki przygotowanej przez nas tabelce każdy rolnik łatwo może zobaczyć różnicę i zrozumieć, że KSeF sam w sobie nie daje prawa do zwrotu VAT – to wynika ze statusu podatnika 

 Ponizej prezentujemy praktyczne przykłady

- „rolnik ryczałtowy kupuje paliwo za 10 000 zł – nie odzyska VAT” 

- „rolnik VAT-owiec kupuje paliwo za 10 000 zł – odzyska 2300 zł VAT 

Przykłady z życia

1. Rolnik ryczałtowy (zwolniony z VAT)

• Kupuje paliwo do maszyn rolniczych za 10 000 zł brutto (w tym 2 300 zł VAT).
• Jako ryczałtowiec nie ma prawa do zwrotu VAT.
• Koszt, który faktycznie ponosi: 10 000 zł.
• Przy sprzedaży zboża za 50 000 zł netto dostaje od nabywcy dodatkowo 7% ryczałtu = 3 500 zł, ale to nie jest powiązane z konkretnymi zakupami.

2. Rolnik czynny VAT

• Kupuje to samo paliwo za 10 000 zł brutto (w tym 2 300 zł VAT).
• Ma prawo do odliczenia VAT – odzyska 2 300 zł z urzędu skarbowego.
• Rzeczywisty koszt paliwa: 7 700 zł.
• Sprzedając zboże za 50 000 zł netto wystawi fakturę z VAT (np. 5 000 zł) i rozliczy się z urzędem.

Wniosek:

Ryczałtowiec nie odlicza VAT, nawet jeśli wystawi fakturę w KSeF.

Czynny VAT-owiec ma realną ulgę – jego koszty są niższe, bo odzyskuje VAT z zakupów.

Powyższa infografika pokazuje w prosty sposób różnicę między rolnikiem ryczałtowym a czynnym VAT przy zakupie paliwa: ryczałtowiec płaci pełne 10 000 zł, a VAT-owiec odzyskuje 2 300 zł i realnie wydaje 7 700 zł.