Poczta Polska przypomina o nadchodzącym terminie: 1 kwietnia 2025 r., kiedy to obowiązek korzystania z systemu e-Doręczeń zostanie rozszerzony na przedsiębiorstwa zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym przed początkiem bieżącego roku.

Era papierowej korespondencji odchodzi do przeszłości. Wdrażanie e-Doręczeń to nie tylko krok w kierunku digitalizacji, ale również szansa na wykorzystanie potencjału, jaki niesie ze sobą cyfrowa transformacja.

– Nasze dotychczasowe doświadczenia są pozytywne, a system jest gotowy na przyjęcie nowych użytkowników, oferując im nie tylko efektywność, ale i dostęp do nowoczesnych narzędzi zarządzania korespondencją – mówi Kinga Dobrzyń, dyrektorka Biura Analiz i Cyfryzacji Procesów Poczty Polskiej.

Jak dołączyć do systemu?

Założenie skrzynki (ADE) jest proste, bezpłatne i można to zrobić bez wychodzenia z biura:

- zaloguj się do swojego Konta Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl. To pierwszy krok do zainicjowania procesu;

- złóż wniosek o założenie adresu do e-Doręczeń. Możesz to zrobić w trakcie rejestrowania firmy (wpis do CEIDG albo do KRS) lub przy aktualizacji danych, jeśli firma została zarejestrowana przed 1 stycznia 2025 roku;

- podpisz wniosek elektronicznie. Możesz użyć podpisu osobistego, zaufanego lub kwalifikowanego;

- aktywuj adres. Po założeniu i aktywacji adresu przez publicznego dostawcę adres automatycznie zostanie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), a Ty uzyskasz dostęp do darmowej skrzynki do e-Doręczeń;

- aktywuj skrzynkę. Otrzymasz e-mail z instrukcją aktywacji skrzynki. Po aktywacji zaczniesz korzystać z usług e-Doręczeń – odbierać i wysyłać wiadomości.

Co dalej?

Posiadając ADE, przedsiębiorca może prowadzić elektroniczną korespondencję (równoważną prawnie z tradycyjnymi listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru) z innymi podmiotami korzystającymi z systemu. Od początku tego roku obowiązek korzystania z systemu obejmuje różne instytucje publiczne (np.: samorządy czy urzędy skarbowe) oraz zawody zaufania publicznego (np. adwokaci, radcowie prawni, księgowi).

e-Polecony

Za pomocą skrzynki ADE można też aktywować usługę Poczty Polskiej e-Polecony i wysyłać oraz odbierać e-Polecone. W odróżnieniu od przeznaczonych do komunikacji elektronicznej z podmiotami publicznymi e-Doręczeń, e-Polecone służą do korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi (np. między dwiema osobami fizycznymi lub przedsiębiorcą a osobą fizyczną).

Korzyści z e-Doręczeń

1. Bezpieczeństwo i tajemnica korespondencji, zapewniona dzięki jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata oraz zastosowaniu zaawansowanej technologii szyfrowania;
2. integralność danych: gwarancja, że przesyłane informacje pozostaną niezmienione i nienaruszone;
3. dowody nadania i odbioru: wiadomości wysyłane z adresu do e-Doręczeń zawierają niezbędne dowody, uznawane przez instytucje państwowe;
4. ułatwione zarządzanie korespondencją dzięki dostępowi do daty i czasu wysłania oraz otrzymania wiadomości, jak i historii korespondencji;
5. dostępność, gdyż możesz obsługiwać swoją korespondencję z każdego miejsca z dostępem do internetu i o każdej porze.

Bez względu na formę działalności, już dziś warto przygotować się na zmiany i rozpoczęcie korzystania z e-Doręczeń.

Więcej informacji na temat e-Doręczeń oraz szczegółów związanych z wdrożeniem usługi znajdą Państwo na stronie Biznes.gov.pl oraz na infolinii Poczty Polskiej pod numerem (+48) 438 420 600.

Początek końca papierowego awizo

E-Doręczenia stają się obowiązkowe dla kolejnych podmiotów. Docelowo mają całkowicie zastąpić papierową korespondencję poleconą. Do tej pory założono blisko milion skrzynek do e-Doręczeń (ADE) i wysłano z nich ponad 11 milionów przesyłek.