Technologia usprawnia studia

Wprowadzenie na użytek uczelni systemu informatycznego wymaga uporządkowania regulacji określających sposób postępowania na terenie, który wkrótce będzie zarządzany elektronicznie. W przeciwnym razie taka technologia może przynieść więcej zamieszania niż korzyści.

Uniwersytecki System Obsługi Studiów (USOS) jest oprogramowaniem do zarządzania i udostępniania danych związanych ze studiowaniem. Służy wykładowcom, studentom i administracji. Prace nad projektem systemu USOS rozpoczęto w 2000 r. na Wydziale matematyki, informatyki i mechaniki UW. W znacznym zakresie finansowane one były środkami europejskich funduszy przedakcesyjnych, z programu Tempus. Oprogramowanie przygotowywano z udziałem pracowników, doktorantów i studentów UW. 
 
USOS w postaci gotowego do zainstalowania oprogramowania jest udostępniany uczelniom przez sieć. W każdej uczelni instalowanie narzędzia powinien nadzorować zespół fachowców. Wraz z oprogramowaniem uczelnie otrzymują ogólnopolskie słowniki: spis miejscowości i kodów pocztowych, adresy WKU, systemy, rodzaje i kierunki studiów, dane banków itp. Zespoły wprowadzają zaś do systemu słowniki danej uczelni, np.: spis jednostek organizacyjnych, prowadzone kierunki i specjalności, kalendarium roku akademickiego itp.
 
Zaangażowanie decydentów
 
USOS umożliwia ogarnięcie dydaktyki prowadzonej w całej uczelni bez potrzeby integrowania danych przetwarzanych w rozproszonych ośrodkach, np. w poszczególnych dziekanatach. – Wspólna baza danych całej uczelni powinna być jedna. W praktyce oznacza to zainstalowanie centralnego komputera, z którego poszczególne jednostki korzystają przez sieć – mówi prof. Stefan Jackowski, jeden z konstruktorów systemu. Ma to szczególne znaczenie wobec rosnącej liczby studentów i związanych z tym trudności w przepływie informacji na papierze. 
 
USOS pozwala harmonijnie łączyć autonomię jednostek z oszczędnościami wynikającymi z wykonywania niektórych zadań centralnie. Umożliwia łatwe otrzymywanie w postaci elektronicznej różnych zestawień, np. raportów, których wymagają instytucje państwowe (MENiS, GUS, ZUS itp.). System jest użytecznym narzędziem do prowadzenia elektronicznego albumu studentów i księgi dyplomów – zestawień przewidzianych w rozporządzeniu MENiS z 20 września 2000 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów. Zapewnia jednocześnie jednostkom dydaktycznym korzystanie z tych danych dla potrzeb kartoteki studentów. 
 
Wprowadzenie USOS do użytku w uczelni powinna poprzedzać szczegółowa analiza regulaminu studiów, programów w poszczególnych jednostkach, rodzajów wydawanych dyplomów i innych uczelnianych dokumentów. System będzie stosował rozwiązania standardowe zalecane lub obligatoryjne. Będzie to jednak robił znacznie szybciej i bez indywidualnego rozpatrywania każdej sytuacji. – W trakcie wprowadzania USOS w uczelni absolutnie konieczny jest codzienny udział decydentów (rektora, dziekana itd.). Ich nadzór nad implementacją umożliwi określanie, stosownie do potrzeb, procedur, które wraz z jego uruchomieniem zaczną obowiązywać w uczelni – uważa Janina Mincer-Daszkiewicz z UW. 
 
 Podstawą poprawność
 
Korzystanie z USOS wymaga wprowadzenia danych dotyczących m.in.:
 
 • osób (nauczycieli i studentów) biorących udział w procesie dydaktycznym,
 • przedmiotów prowadzonych przez uczelnię (wydział), m.in.: informacji o nauczycielach prowadzących zajęcia w edycji przedmiotu w danym roku, terminach i miejscach zajęć,
 • programów nauczania – sekwencji przedmiotów niezbędnych do spełnienia wymagań w okresach rozliczeniowych i do otrzymania dyplomu, a także liczby punktów przysługujących za zaliczenie poszczególnych przedmiotów,
 • cennika opłat za niektóre usługi edukacyjne (czesne, powtarzanie roku i egzaminów przedmiotowych itp.) wraz z dostępnymi systemami ratalnymi oraz zasadami naliczania odsetek za nieterminowe wpłaty.
 
Zależnie od rozwiązań organizacyjnych uczelni użytkującej system, niektóre dane mogą być wprowadzane centralnie (np. osobowe), a inne w jednostkach dydaktycznych (programy studiów) lub finansowych (cenniki). – Jeśli do USOS wprowadzimy tylko niektóre dane, to system będzie wykorzystywany w ograniczonym zakresie, a to może stać się powodem negatywnej oceny jego przydatności – zaznacza prof. Jackowski. Użytkownikami systemu mogą być wszystkie osoby mające dostęp do intranetu – studenci, nauczyciele akademiccy, administracja akademicka i zawodowa.