Jak prawidłowo wystawiać e-faktury

4 sierpnia wejdzie w życie rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca br. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz.U. nr 133, poz. 1119). Duże i średnie przedsiębiorstwa od dawna oczekują na te przepisy. W ich przypadku koszt uzyskania certyfikatu – na poziomie kilkuset złotych – nie powinien być przeszkodą. Tym bardziej, że wyeliminowanie zbędnej korespondencji może przynieść znaczne oszczędności. W początkowym okresie mniejsze firmy najprawdopodobniej rzadziej będą korzystać z możliwości wystawiania e-faktur. Należy jednak podkreślić, że do odbierania faktur opatrzonych podpisem elektronicznym nie jest konieczne ponoszenie kosztów – oprogramowanie do weryfikacji otrzymywanych dokumentów dostarczane jest bowiem bezpłatnie.

Pewnym ograniczeniem w powszechnym stosowaniu e-faktur jest koszt uzyskania tzw. certyfikatu kwalifikowanego. Jest on konieczny do oznaczania faktur kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie można bowiem podpisywać e-faktur za pomocą zwykłego podpisu elektronicznego. Konieczne jest uzyskanie tzw. certyfikatu kwalifikowanego i posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jako rozwiązanie alternatywne rozporządzenie przewiduje możliwość wystawiania e-faktur przy użyciu tzw. systemu EDI (elektronicznej wymiany danych). System taki musi być zgodny z umową w sprawie europejskiego modelu EDI, która została opisana w art. 1 zalecenia Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE odnoszącego się do aspektów prawnych elektronicznej wymiany danych (Dz.Urz. UE L 338). Jak podkreślają eksperci EDI jest techniką pozostawiającą użytkownikom spory margines swobody konfigurowania systemów obsługujących wymianę dokumentów. Najprawdopodobniej ten sposób będzie częściej wykorzystywany w praktyce w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Faktury przesłane droga elektroniczną powinny być przechowywane w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane. Sposób przechowywania musi gwarantować autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści. Dotyczy to zarówno wystawcy faktur, jak i ich odbiorcy. Co do zasady e-faktury powinny być przechowywane na terytorium Polski. Możliwe jest jednak przechowywanie e-faktur w innym kraju UE pod warunkiem zawiadomienia o miejscu ich przechowywania właściwego naczelnika urzędu skarbowego (i naczelnika urzędu celnego jeśli firma jest podatnikiem podatku akcyzowego).

Bez względu na miejsce przechowywania faktur elektronicznych konieczne jest zapewnienie do nich dostępu drogą elektroniczną podczas ewentualnej kontroli. Konieczne jest także zachowanie możliwości ich wydruku.

Jak stosować faktury elektroniczne

1.  Uzyskaj tzw. certyfikat kwalifikowany. Certyfikat uprawnia do stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jest to jedyny dopuszczony sposób podpisywania e-faktur. Rozwiązaniem alternatywnym jest użycie odpowiedniego systemu wymiany informacji tzw. systemu EDI.
2. Zawiadom o zamiarze wystawiania faktur w formie elektronicznej. Konieczność zawiadamiania organów podatkowych dotyczy podatników, którzy zdecydują się na wystawianie e-faktur przed 1 stycznia 2006 r. W przypadku wystawiania e-faktur przy zastosowaniu standardu EDI należy również zawiadomić o jego rodzaju.
3. Uzyskaj akceptację wystawiania e-faktur przez ich odbiorców. Może być ona wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej (przy zastosowaniu tych samych zasad przesyłania informacji jakie obowiązują w przypadku przesyłania e-faktur)

Jeśli podpis, to tylko kwalifikowany

Nie jest dopuszczalne podpisywanie e-faktur za pomocą zwykłego podpisu elektronicznego. Konieczne jest uzyskanie tzw. certyfikatu kwalifikowanego i posługiwanie się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.