Jakie wymagania stawia podmiotom ARR, aby ich programy promocyjne i informacyjne mogły uzyskać wsparcie?

Przed złożeniem wniosku podmiot ma obowiązek zarejestrować się w Centralnym Rejestrze Przedsiębiorców w Agencji Rynku Rolnego. Podmiot uprawniony do ubiegania się o wsparcie swoich działań promocyjnych i informacyjnych zobowiązany jest również, jeżeli zaistnieje taka sytuacja, udostępnić audytowi wewnętrznemu dokumentację oraz wstęp do pomieszczeń związanych bezpośrednio z udziałem w procesie.

Podmioty zainteresowane przedstawieniem programu promocyjnego i informacyjnego muszą spełniać następujące kryteria:

• Podmioty reprezentujące poszczególne sektory, przesyłające do Agencji Rynku Rolnego oferty programów promocyjnych i informacyjnych,
  muszą być reprezentatywne dla danego sektora. Oznacza to, że podmioty te muszą mieć odpowiednią wiedzę o sektorze, w którym chcą zrealizować proponowane działania oraz doświadczenie w jego reprezentowaniu lub realizowaniu podobnych działań w danym sektorze. Muszą również dysponować środkami niezbędnymi do efektywnego przeprowadzenia planowanych działań, mając na uwadze europejski zasięg realizowanych programów.
• Za realizację programu odpowiedzialna będzie organizacja wdrażająca, którą w drodze przetargu wybierze podmiot. Wybór musi zostać przeprowadzony w sposób zapewniający konkurencyjność. Dowody potwierdzające przeprowadzenie tego wyboru oraz jego uzasadnienie muszą być dostarczone do Agencji Rynku Rolnego wraz z ofertą programu. 
• Maksymalny udział Unii Europejskiej w finansowaniu programów promocyjnych i informacyjnych wynosi 50% kosztów poniesionych na jego wdrażanie. Podmiot składający ofertę programu musi sfinansować ze środków własnych co najmniej 30% poniesionych kosztów, a 20% sfinansuje budżet państwa członkowskiego. Jeżeli podmiot, którego program został zaakceptowany przez KE, reprezentuje sektor objęty funduszem uzyskiwanym ze składek wnoszonych przez uczestników tego sektora, to udział budżetu państwa członkowskiego może być pokrywany ze środków tego funduszu.

Z ubiegania się o współfinansowanie wykluczony będzie podmiot:

• będący w stanie upadłości, likwidacji, układu z wierzycielami, wstrzymania spłaty zobowiązań bądź też podmiot, który zawiesił swoją działalność lub jest w stanie zbliżonym do wymienionych powyżej, na podstawie odpowiednich przepisów prawodawstwa krajowego
• wobec którego złożono wniosek o upadłość bądź likwidację
• wobec którego zapadł prawomocny wyrok za naruszenie, które może podważać jego profesjonalne kompetencje
• który zalega z opłaceniem zobowiązań podatkowych oraz zobowiązań z tytułu ubezpieczeń społecznych
• w stosunku do którego stwierdzono, że złożył fałszywe oświadczenie w związku z informacjami wymaganymi zgodnie z niniejszym rozdziałem.

Oferta programu, którą podmiot powinien złożyć w centrali Agencji Rynku Rolnego, musi zawierać:

• formularz zgłoszeniowy, właściwie wypełniony i podpisany przez osobę do tego uprawnioną. Podpisując ten formularz, wnioskodawca oświadcza, że pokryje przynajmniej 30% kosztów proponowanego programu, zgodnie z rozporządzeniem
• krótki opis podstawowej działalności podmiotu dowodzący, że posiada on środki i ma doświadczenie niezbędne do zrealizowania proponowanych działań oraz że jest on reprezentatywny dla danego sektora
• opis organizacji wdrażającej potwierdzający, że posiada ona środki i ma doświadczenie umożliwiające zrealizowanie proponowanych działań
• oryginały aktualnych wyciągów z Krajowego Rejestru Sądowego, zaświadczeń o niezaleganiu w płaceniu podatków z Urzędu Skarbowego, składek – z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (nie starszych niż trzy miesiące) dla podmiotu i organizacji wdrażającej (w przypadku organizacji innych państw członkowskich – oryginalne i aktualne dokumenty mające analogiczne znaczenie)
• opracowany program
• szczegółowy budżet.

Z proponowanej oferty programu musi wynikać, w jaki sposób będą realizowane założone cele. Oferta ta powinna być przygotowana według następującego schematu:

• nazwa programu
• temat, produkt i rodzaj planowanych działań
• cele, które podmiot zamierza osiągnąć poprzez realizacje programu
• analizę rynku, na którym skupione będą planowane działania
• opis planowanej strategii promocyjnej i informacyjnej
• zarys kampanii promocyjnej i informacyjnej
• liczba osób zaangażowanych w realizację projektu oraz ich kwalifikacje zawodowe
• oczekiwane efekty i sposób oceny proponowanego programu promocyjnego i informacyjnego
• harmonogram planowanych działań
• szczegółowy budżet
• opis procedury wyboru organizacji wdrażającej.